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Évaluez la performance du fournisseur de squishies par rapport aux engagements de chaque ligne de commande et à ce que l’acheteur a réellement accepté. Un dossier utile relie dates de livraison, quantités acceptées, constats d’inspection et changements approuvés. Il aide les deux parties à décider de poursuivre, de corriger un problème ou de suspendre de nouvelles allocations de commandes.
Cette fiche examine les lignes de commandes d’achat (PO) achevées avec un fournisseur existant. Pour choisir un fournisseur avant de commander, utilisez le guide de sélection des fabricants. Ici, il n’existe ni score pondéré de capacités ni pourcentage universel de réussite.
Définissez la base par ligne de commande avant le calcul
Utilisez une ligne pour un SKU, une version approuvée, une unité de vente, une quantité et un engagement de livraison. Si l’accord prévoit des livraisons échelonnées, identifiez ces lignes de calendrier avant la livraison. Ne divisez pas ensuite une ligne en retard pour créer des livraisons réussies supplémentaires.
Définissez précisément le jalon : expédition, arrivée dans un entrepôt nommé ou réception acceptée. Ce sont des événements différents. L’exemple ci-dessous mesure la réception acceptée dans l’entrepôt de l’acheteur. Un horodatage d’expédition ne satisfait pas cet engagement.
Conservez la date et la quantité convenues à l’origine. Enregistrez à côté toute révision approuvée, avec sa date, son motif et son approbateur. Un plan opérationnel révisé peut guider le rattrapage, mais déplacer une échéance après un retard ne doit pas transformer le résultat initial en livraison à l’heure.
Gardez une entrée par ligne de commande
| Champ | Données à conserver |
|---|---|
| Identification et périmètre | Identifiant PO/ligne ; SKU ; échantillon approuvé et révision d’emballage ; pièces ou ensembles ; quantité initialement commandée. |
| Engagement | Date initiale, jalon et lieu nommés ; changements approuvés enregistrés séparément. |
| Exécution réelle | Identifiant/date de chaque réception, quantité/date acceptée, quantité refusée ou en attente, date d’achèvement de la ligne. |
| Preuves d’inspection | Méthode, unités uniques examinées, unités défectueuses confirmées, observations en attente et références des preuves. |
| Complétude du devis | Complet / champs manquants / sans objet ; identifiez les champs manquants plutôt que d’inventer une note chiffrée. |
| Approbation des changements | Aucun changement / approuvé avant application / non approuvé / non résolu ; joignez l’approbation concernée. |
| Clôture des problèmes | Ouvert / action appliquée / clôture vérifiée ; responsable, date d’action convenue, vérification et preuve d’acceptation. |
Comptez chaque réception une seule fois. Reliez les remplacements à la ligne d’origine et excluez les originaux refusés de la quantité acceptée. Limitez la demande satisfaite à la quantité commandée ; enregistrez les surplus séparément. Une clôture négociée avec quantité réduite reste un manque par rapport à l’engagement initial, avec sa résolution consignée.
Séparez les résultats de livraison de ceux de l’inspection
Parmi les lignes achevées, une ligne complète et ponctuelle a toute sa quantité commandée acceptée au plus tard à l’échéance initiale de réception acceptée. Divisez les lignes conformes par les lignes achevées mesurables examinées. Signalez séparément celles dont les données initiales manquent, au lieu de supposer leur ponctualité. Listez aussi les lignes en retard non achevées et leurs quantités manquantes : un pourcentage limité aux lignes achevées masque cet arriéré.
La performance en quantité répond à une autre question : unités acceptées à l’échéance initiale divisées par unités initialement commandées dans les mêmes lignes examinées. Ne comptez jamais chaque livraison partielle comme une nouvelle ligne et ne remplacez pas le pourcentage de lignes par celui des quantités.
Pour la qualité, divisez les unités défectueuses confirmées par les unités uniques réellement inspectées dans le groupe déclaré. Une unité présentant deux défauts compte comme une seule unité défectueuse, même si les deux types de défaut peuvent être enregistrés. Gardez les problèmes suspectés en attente jusqu’à ce que les preuves permettent une décision ; en attente ne signifie pas accepté.
Si seul un échantillon a été inspecté, présentez le résultat comme une observation dans cet échantillon. Ne le décrivez pas comme un taux mesuré de défauts de toute l’expédition et ne combinez pas des périmètres d’inspection différents en un taux sans réserve. Utilisez la liste de contrôle qualité pour documenter la sélection, les critères et la traçabilité.
Exemple fictif : trois lignes de commande achevées
Toutes les quantités, dates et conclusions ci-dessous sont des données pédagogiques fictives, pas la performance de RUIWO ni un cas client. Chaque ligne commande des jouets individuels ; la réception acceptée est le jalon convenu. Les trois lignes sont achevées à la date de clôture de l’examen.
- Ligne A : 400 commandés, échéance le 10 octobre ; 400 acceptés le 10 octobre.
- Ligne B : 300 commandés, échéance le 10 octobre ; 240 acceptés le 10 octobre et 60 le 13 octobre.
- Ligne C : 300 commandés, échéance le 12 octobre ; 288 acceptés ce jour-là et 12 retenus pour investigation. Ces 12 ont ensuite été confirmés défectueux ; 12 remplacements ont été acceptés le 16 octobre.
Seule A était complète à l’heure : 1 ÷ 3 = 33.3%. La quantité acceptée à l’heure était 400 + 240 + 288 = 928 ; 928 ÷ 1,000 = 92.8%. B et C restent chacune une ligne en retard, quel que soit le nombre de colis arrivés.
Dans cet exemple fictif, les 1,000 unités originales ont toutes été inspectées individuellement. Le résultat des unités défectueuses confirmées est 12 ÷ 1,000 = 1.2%. Inspectez et enregistrez les remplacements séparément ; n’augmentez pas le dénominateur initial pour diluer le résultat. Accepter les remplacements achève C, mais n’efface ni son défaut ni son retard d’origine.
Convenez de l’action sans score global trompeur
Examinez les causes et responsabilités avec chaque résultat, y compris changements de l’acheteur, retards de réception et événements de transport. Gardez le résultat factuel visible même si la responsabilité est contestée. Trois lignes ne permettent pas d’établir un classement fournisseur à long terme statistiquement fiable.
Choisissez une action documentée : poursuivre l’accord approuvé, exiger une correction précise avant la prochaine allocation ou suspendre les allocations supplémentaires dans l’attente de preuves. Une promesse n’est pas une clôture vérifiée. Le guide des réclamations qualité aide à enregistrer les actions correctives ; le guide des réassorts reporte les changements approuvés dans la commande suivante.
Examen conjoint : période et lignes PO achevées ___ ; jalon/date d’origine ___ ; quantités et dates acceptées ___ ; lignes ouvertes en retard ___ ; unités inspectées / défectueuses confirmées / en attente ___ ; lacunes d’approbation ou de devis ___ ; responsable et date de correction ___ ; preuves de clôture ___ ; décision de prochaine allocation ___.
Pour un devis RUIWO, envoyez votre liste de SKU, les quantités d’achat, la destination, l’emballage et le plan de réapprovisionnement. Mentionnez la version précédemment approuvée si nécessaire et identifiez les changements proposés pour que l’offre suivante corresponde à la commande réelle.