En esta página
- Empiece por la cantidad enviada
- Concilie las cajas antes de los juguetes individuales
- Use una unidad de recuento y conserve la variante
- Revise un ejemplo sencillo de faltantes
- Revise los movimientos de almacén antes de cerrar el recuento
- Envíe un solo expediente de evidencias
- Use un mensaje preciso y registre el resultado
Si un pedido mayorista de squishies parece incompleto, coteje el pedido con el envío y este con las cajas realmente recibidas. Después cuente cada SKU con una unidad uniforme. Separe una caja aún en tránsito, una discrepancia de embalaje, una variante incorrecta y un artículo retenido por daños antes de informar de la diferencia.
El resultado debe ser una hoja breve de conciliación respaldada por referencias de cajas y fotografías. Es un proceso de recepción, no una declaración de la política de reembolsos de RUIWO ni de la responsabilidad del transportista. Los requisitos para informar y la solución dependen de las condiciones aplicables del pedido y transporte.
Empiece por la cantidad enviada
La orden de compra registra lo acordado para comprar. La lista final de empaque registra lo que el proveedor declara incluido en un envío concreto. El recuento de recepción registra lo encontrado. Conserve las tres cifras: un saldo previsto para una expedición posterior es distinto de mercancía declarada enviada que no se localiza.
Antes de abrir una incidencia, reúna la referencia de pedido o RFQ, lista final de empaque, confirmación de expedición y todas las referencias de seguimiento o consignación. Si un transitario consolidó varios pedidos, pida la correspondencia de cajas que identifica el suyo dentro del envío.
Use la guía de marcas de caja y lista de empaque para alinear los campos documentales. Una estimación provisional de envío no debe sustituir a la lista final en esta comprobación.
Concilie las cajas antes de los juguetes individuales
Cree una fila por identificador de caja del envío. Registre si llegó, si se abrió y dónde están ahora sus contenidos. Si hay varios seguimientos, compruebe cada uno en lugar de suponer que un aviso de entrega cubre todo el pedido.
Fotografíe el identificador de caja, la etiqueta de envío y el estado exterior antes de desechar embalajes. Si la caja está abierta, resellada, mojada o aplastada, registre lo observable sin atribuir una causa. Guarde los documentos de entrega y las notas del receptor con el mismo registro.
Una caja no recibida pertenece a la comprobación del estado del envío. Una caja sin abrir en su almacén pertenece al recuento pendiente. Ninguna debe registrarse sin explicación como cantidad de producto faltante confirmada.
Use una unidad de recuento y conserve la variante
En cada línea registre SKU del proveedor, tamaño, color o regla de surtido, versión de envase y unidad de recuento. Convierta expositores o conjuntos en piezas solo si conoce el contenido aprobado. La guía de piezas, conjuntos y expositores explica esta distinción desde el pedido.
La página Rainbow Mystery Bun de RUIWO distingue dos tamaños y varios colores. Contar solo «bollos rosas» podría mezclar dos variantes pedidas. Lea las referencias de tamaño y modelo del pedido aprobado y mantenga los recuentos separados. La foto del catálogo identifica el producto; no demuestra qué se embaló en su envío.
Si se permite un surtido de colores aleatorio, compárelo con la regla acordada. Si se aprobaron cantidades exactas por color, cuente por color. Un total completo con mezcla incorrecta sigue siendo una discrepancia aunque coincida el número total de piezas.
Revise un ejemplo sencillo de faltantes
Solo ejemplo hipotético: una lista final muestra 120 piezas de un SKU aprobado repartidas entre C01 y C02. Cada caja debería contener cinco expositores de 12 piezas. Estas cantidades inventadas no describen un pedido RUIWO, una caja estándar ni un MOQ.
| Caja | Piezas listadas | Piezas contadas | Detalle del recuento |
|---|---|---|---|
| C01 | 60 | 60 | 5 expositores × 12 piezas |
| C02 | 60 | 57 | 4 expositores × 12, más 1 expositor con 9 |
| Total | 120 | 117 | 3 piezas siguen sin localizarse |
La discrepancia informada es de tres piezas en C02. Decir «falta un expositor» describiría otra cantidad. Guarde una foto del expositor afectado junto a su referencia de caja y, cuando sea práctico, pida a otra persona que repita el recuento.
Suponga ahora que dos de las 117 piezas recibidas tienen el envase dañado y quedan retenidas para revisión. Registre 117 recibidas = 115 no retenidas + 2 retenidas, junto al faltante separado de tres piezas. Las dos retenidas están físicamente presentes; sumarlas al faltante lo exageraría. Su aptitud para venta necesita una decisión aparte.
Revise los movimientos de almacén antes de cerrar el recuento
Busque artículos trasladados a otra ubicación, a la tienda, separados para fotos o retenidos para inspección. Registre movimientos por SKU y caja o lote de recepción. Compruebe también si un producto parecido se contó en una línea equivocada.
Separe recepciones de diferentes envíos hasta completar la conciliación. Si mezcla primero el stock nuevo con el anterior, un recuento posterior puede no revelar el origen de la diferencia. Pesar una caja puede apoyar la investigación, pero no sustituye contar artículos sin una referencia fiable y acordada de embalaje y peso.
Envíe un solo expediente de evidencias
Presente primero un recuento claro y después los archivos de apoyo:
- Referencia del pedido y versión de la lista de empaque utilizada.
- Referencias de envío e identificadores de cajas recibidas o pendientes.
- SKU, variante elegida, unidad de recuento, cantidad listada y contada.
- Fotos de etiquetas pertinentes, estado de caja y contenido afectado.
- Recuentos separados de faltantes, variantes incorrectas y mercancía retenida por daños.
- Fecha de recuento, movimientos revisados y preguntas pendientes.
Los requisitos probatorios del transportista son independientes de la conversación con el proveedor. Por ejemplo, la guía de documentación de apoyo de UPS describe fotos del artículo y embalaje interior, etiqueta de envío y exterior del paquete, además de medidas de la caja, cuando se solicitan pruebas fotográficas. Compruebe pronto el transportista, servicio y condiciones reales para conocer el proceso aplicable; el ejemplo no establece un plazo universal ni un derecho a reembolso.
Use un mensaje preciso y registre el resultado
Copie y complete: «Pedido [referencia], envío [referencia], lista de empaque [versión]. Recibimos [identificadores de caja]. Para el SKU [SKU + variante], la lista indica [cantidad + unidad] y nuestro recuento completo es [cantidad + unidad]. La diferencia es [cantidad + unidad]. Por separado, [cantidad] unidades recibidas quedan retenidas por [problema observado]. Revisamos [ubicaciones/movimientos]. Adjuntamos fotos y hoja de recuento. Ayúdenos a conciliarlo con el registro de embalaje».
Pregunte si la diferencia corresponde a una corrección documental, un envío pendiente, un error de embalaje u otro problema que investigar. Registre la siguiente acción acordada, contacto responsable y fecha de seguimiento. No registre reposición o abono como confirmados sin acuerdo escrito.
Contacte con River por WhatsApp con el pedido y la hoja de recuento. En el siguiente pedido, elija las variantes exactas en el catálogo de squishies y mantenga los mismos campos de identificación desde la cotización hasta la recepción.