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Approuvez les substitutions de squishies par rapport à la ligne de commande d’origine avant de finaliser l’emballage. Le remplacement doit avoir sa propre identité produit, une quantité confirmée et un accord écrit. Une apparence similaire ou le même prix unitaire ne prouvent pas qu’il convient à la fiche de vente, à la présentation ou aux attentes des clients de l’acheteur.
Ce guide traite d’un cas particulier d’achat : un modèle, une taille ou une couleur commandée n’est pas disponible et le fournisseur propose un autre article. Utilisez-le pour accepter le changement, laisser la ligne d’origine en attente ou la retirer de l’envoi. C’est un processus d’approbation suggéré, pas une promesse de disponibilité d’un remplacement.
Déterminez ce que le remplacement doit préserver
Partez de la raison de l’achat initial. Un coffret thématique peut exiger un personnage particulier. Un mobilier de présentation peut nécessiter un format emballé précis. Un produit déjà annoncé aux clients peut devoir être exactement la version photographiée. Notez cette exigence à côté de la référence d’origine pour que le fournisseur comprenne ce qui ne peut pas changer.
Par exemple, la fiche Rainbow Mystery Bun distingue deux tailles. Remplacer l’une par l’autre impose de revérifier l’unité de vente et le plan d’emballage, même si le nom de la couleur reste identique. Utilisez la page produit actuelle et l’échantillon approuvé pour identifier le remplacement réel.
Comparez la ligne d’origine et la ligne proposée
| Champ | Informations à noter pour les deux articles | Décision concernée |
|---|---|---|
| Identité | Référence complète, taille, couleur et photographie actuelle | La fiche destinée aux clients correspond-elle toujours ? |
| Manipulation | Référence de l’échantillon et toucher ou reprise de forme observés | Un nouvel examen d’échantillon est-il nécessaire ? |
| Emballage de vente | Contenu, dimensions, étiquettes et version du graphisme | L’unité respecte-t-elle la présentation promise ? |
| Conditions commerciales | Quantité, prix unitaire et total de ligne révisé | L’acheteur accepte-t-il le coût révisé ? |
| Expédition | Quantité emballée révisée, données des cartons et date de disponibilité | Faut-il actualiser le plan de transport ? |
Marquez les champs non résolus comme étant en attente. Ne recopiez pas la description des matières, les documents ou le poids du carton de l’article d’origine dans la ligne du remplacement. Si le toucher importe, utilisez le guide de demande de devis sur la texture pour obtenir la comparaison manquante.
Choisissez parmi trois réponses pratiques
Acceptez le remplacement uniquement lorsque les différences pertinentes sont comprises et que la commande révisée convient à votre boutique. Notez la quantité d’origine remplacée. L’approbation d’une photo seule ne doit pas valoir implicitement accord sur un autre prix ou plan de livraison.
Laissez la ligne d’origine en attente lorsque l’article exact compte davantage que la réception de l’ensemble en une fois. Demandez une estimation de disponibilité actualisée et si un envoi séparé est possible. Consignez cette estimation comme telle, avec un prochain point de revue convenu.
Retirez la quantité indisponible si aucune option ne convient. Demandez au fournisseur de documenter l’ajustement de facture, de solde ou d’avoir qui en découle pour accord. Ne supposez aucun montant, délai ou mode de remboursement avant confirmation des parties.
Évitez un achat en double
Si l’acheteur approuve un remplacement, marquez la ligne d’origine comme remplacée pour cette quantité. Sinon, une mise à jour ultérieure du stock peut donner l’impression que l’article initial reste à livrer. Conservez la ligne d’origine dans l’historique, mais excluez la quantité remplacée du solde actif.
Une substitution partielle exige deux quantités : les unités d’origine encore dues et les unités de remplacement désormais approuvées. Vérifiez que l’obligation totale convenue correspond à la commande révisée. Le guide des pièces, ensembles et présentoirs aide lorsque les deux offres utilisent des unités de vente différentes.
Envoyez un message d’approbation clair
Utilisez ce modèle d’achat : « Pour la commande [référence], remplacez [quantité et unité] de [référence/version d’origine] par [référence/version de remplacement]. Échantillon/photo approuvé : [référence]. Prix unitaire et total de ligne révisés : [montants]. Emballage : [version]. Quantité d’origine encore en attente : [quantité]. Merci de confirmer la liste de colisage révisée et l’estimation de disponibilité avant autorisation d’expédition. »
Si un champ reste ouvert, présentez le message comme une demande d’examen plutôt qu’une approbation finale. Actualisez toute fiche de vente concernée avant de proposer le remplacement aux clients.
Envoyez à RUIWO le lien du produit d’origine et l’exigence à préserver. Nous pouvons examiner l’alternative proposée par rapport à une ligne de commande précise, sans considérer automatiquement un jouet visuellement similaire comme équivalent.