На этой странице
Перед передачей груза сквиши сопоставьте утверждённый заказ, коммерческий инвойс и окончательный упаковочный лист. Документы служат разным целям, но товары и отгруженные количества должны соответствовать друг другу с учётом единиц измерения. Совпадение общего итога может скрывать неверный вариант или путаницу между штуками и дисплейными коробками.
Данное руководство представляет собой оперативную перекрестную проверку, а не рекомендации по таможенной классификации или замену инструкций вашего брокера. Руководство по поиску поставщиков в Китае охватывает весь процесс покупки. Результатом является краткий список различий в документах и их решений.
Зафиксируйте версии для сверки
Сохраните последний утвержденный заказ и изменения, предлагаемый окончательный счет и окончательную запись об упакованном содержимом. Запишите номер каждого документа, редакцию и дату. Отметьте предварительные оценки упаковки отдельно, чтобы их не перепутали с фактически упакованным грузом.
Счет-проформа, использованный до оплаты, может отличаться от окончательного коммерческого счета после изменения согласованного количества. Сохраняйте связь между ними, но не перезаписывайте предыдущую запись. Контрольный список счетов-проформ относится к предыдущему этапу утверждения.
Объедините записи по идентификатору продукта.
| Проверить | Сравнить записи | Что уточнить при расхождении |
|---|---|---|
| Идентификация продукта | SKU поставщика, артикул покупателя и выбранный вариант | Это разница в названии или другой продукт? |
| Единица измерения количества | Штуки, наборы или другая согласованная единица продажи | Можно ли привести каждое число к одному и тому же основанию? |
| Количество отгрузки | Утверждённое количество к отгрузке, количество в инвойсе и упакованное количество | Задержана ли часть заказа для последующей отправки? |
| Распределение по коробам | Количество в каждой коробке или группе коробок. | Соответствует ли сумма указанному отгруженному количеству? |
| Коммерческая основа | Согласованная единица цены, сборы, валюта и способ доставки. | Есть ли задокументированное изменение заказа или ошибка? |
Используйте строку сопоставления, если покупатель и поставщик используют разные коды. Не навязывайте соответствие, используя сокращенное название, например «игрушка-мишка», если в поставке присутствуют несколько размеров или начинок.
Пересчитайте количество перед сравнением стоимости
Предположим, заказ содержит 240 отдельных игрушек в 20 дисплейных коробках по 12 штук. Упаковочный лист может верно указывать 20 дисплейных коробок, а инвойс — 240 штук. Числа различаются, но содержимое совпадает, если единицы указаны явно.
Если же в инвойсе рассчитана стоимость 20 штук, возможно, число дисплейных коробок перенесли в строку с ценой за штуку. Не исправляйте коммерческий документ самостоятельно без согласия выдавшей стороны. Запросите новую версию с правильным количеством и единицей расчёта цены.
Для смешанных коробок суммируйте каждое SKU по каждой коробке, где оно встречается. Коробка, содержащая несколько стилей, требует разбивки содержимого. Используйте руководство по идентификации картонной коробки , чтобы связать эту детализацию с физическим грузом.
Отделите отгруженное количество от остатка заказа
При частичной отгрузке отдельно укажите количество в текущей поставке и остаток заказа. Упаковочный лист первой партии не обязан включать весь исходный заказ. Однако необъяснённую недостачу нельзя принимать лишь потому, что частичная отгрузка возможна.
Зафиксируйте согласие покупателя на отгрузку партии и согласованный порядок работы с остатком. Руководство по разделённым отгрузкам описывает дальнейший учёт заказа; текущая сверка документов должна точно определять, к какой партии она относится.
Создайте реестр расхождений и назначьте ответственного
Для каждого несоответствия запишите затронутую строку, конфликтующие значения, исходные документы, ответственное лицо и необходимое исправление. Классифицируйте проблему как вопрос идентификации, преобразование единиц измерения, одобренное изменение или неразрешенное несоответствие. Сохраняйте объяснение рядом с исправленным значением.
Например, измененная упаковка может объяснять измененные размеры коробки, но сама по себе не объясняет другое количество игрушек. Исследуйте каждое поле на основе его собственных данных, а не принимайте общее объяснение «измененной упаковки» для каждого различия.
Выпустить один согласованный комплект документов.
После исправлений подтвердите, какие версии счета-фактуры и упаковочного листа будут использовать поставщик, покупатель и экспедитор. Сохраняйте устаревшие копии с пометкой «Заменено». Попросите ответственного консультанта по таможне или логистике просмотреть любые требования, специфичные для пункта назначения, и внести исправления в документы в рамках надлежащего процесса.
Чтобы подготовить четкую передачу, отправьте Ruiwo номер заказа и затронутые строки SKU вместе с расхождениями, которые нужно устранить. По итогам проверки должны остаться однозначное количество в поставке, согласованные коммерческие условия и упаковочный учёт, сопоставимый с коробами.