في هذه الصفحة
- 1. تأكيد معلومات المورد والمشتري
- 2. قم بمطابقة كل منتج بالرقم SKU بالضبط
- 3. تحقق من الكمية ووحدة البيع
- 4. التحقق من سعر الوحدة وإجمالي المنتج
- 5. اجعل التغليف واضحًا
- 6. فصل الشحن عن قيمة المنتج عندما لا يكون الشحن نهائيًا
- 7. قم بتأكيد مصطلح التجارة والمكان المسمى
- 8. راجع شروط الدفع بعناية
- 9. اربط الدفع والاعتماد بشروط بدء الأعمال والمواعيد
- 10. قم بتضمين مسؤوليات الامتثال/الوثيقة عند الاقتضاء
- 11. حافظ على توافق PI مع العينة المعتمدة
- الاعتماد النهائي للفاتورة الأولية قبل الدفع
الفاتورة الأولية (PI) نقطة مراجعة مهمة لطلب الألعاب بالجملة. فهي تحول الحوار غير الرسمي إلى مرجع تجاري مكتوب للمنتجات والكميات والأسعار ومسؤوليات الدفع والتسليم.
قبل الدفع، تأكد من أن الفاتورة الأولية تصف الطلب المعتمد في العينات والرسائل وعروض الأسعار. تقلل الفاتورة الواضحة النزاعات الناتجة عن طرازات مفقودة أو اختلاف التغليف أو الكميات أو الافتراضات المتعلقة بالشحن.
1. تأكيد معلومات المورد والمشتري
التحقق من الاسم القانوني أو التجاري للمورد وبيانات الاتصال ومعلومات المشتري/الشركة. بالنسبة للمحاسبة الداخلية، تأكد من أن الاسم الموجود على PI يطابق الكيان الذي تتوقع أن تدفعه.
سجل أيضاً:
- رقم PI
- تاريخ الإصدار
- العملة
- مرجع عرض السعر في حالة استخدامه
- مسؤول التواصل مع المشتري
- مسؤول الاتصال بالمورد
يكون رقم الإصدار أو PI المؤرخ مفيدًا عند إجراء التغييرات لاحقًا.
2. قم بمطابقة كل منتج بالرقم SKU بالضبط
لا تعتمد على الأسماء غير الرسمية مثل "الوردي سكويشي" أو "لعبة الجبن". يجب أن يكون كل سطر قابلاً للإرجاع إلى المنتج.
تشمل:
- رمز SKU لدى المورد
- اسم المنتج
- البديل/اللون/النمط
- الحجم
- المواد/الحشوة عند الاقتضاء
- صورة مرجعية أو معرّف العينة للطلبات المعقدة
للطلبات المختلطة، قم بإدراج كل نمط على حدة أو قم بإرفاق جدول تشكيلة متحكم فيه. وهذا يمنع الارتباك عند تعبئة البضائع.
3. تحقق من الكمية ووحدة البيع
من الأخطاء الشائعة في تحديد المصادر الخلط بين القطع والأطقم والعبوات الداخلية والكرتون.
التأكد مما إذا كانت الكمية المعروضة تعني:
- قطع فردية
- أطقم متعددة القطع
- صناديق عرض البيع بالتجزئة
- العبوات الداخلية
- كرتونة ماستر
إذا تم بيع منتج كمجموعة متنوعة من ستة أنماط، فتأكد مما إذا كان "100" يعني 100 إجمالي القطع أو 100 مجموعات كاملة من ستة أنماط.
4. التحقق من سعر الوحدة وإجمالي المنتج
يجب أن يُظهر PI سعر الوحدة المتفق عليه ومبلغ السطر. إعادة الحساب:
الكمية × سعر الوحدة = مبلغ البند
ثم قم بالتحقق من المجموع الفرعي للمنتج وأي خصم على حدة.
في عروض الأسعار المرجعية على موقع RUIWO Toys، لا يُدرج الشحن ضمن إجمالي المنتجات. يُحسب الشحن النهائي منفصلاً بحسب الوجهة الفعلية ووزن الشحنة وحجمها وطريقة نقلها.
إذا اقتبس المورد رقمًا "شاملاً" مدمجًا، فاطلب تفاصيل كافية لفهم ما تم تضمينه.
5. اجعل التغليف واضحًا
يمكن أن يؤثر التغليف كثيراً في التكلفة وMOQ وحجم الكرتونة. ينبغي أن تحدد الفاتورة الأولية أو المواصفات المرفقة ما إذا كان سعر الوحدة يشمل:
- حقيبة OPP القياسية
- بطاقة كرتونية لإغلاق أعلى الكيس
- صندوق البيع بالتجزئة
- صندوق عرض البيع بالتجزئة
- مجموعة هدايا
- ملصق مخصص
- تغليف مطبوع حسب الطلب
إذا كان الأمر يتعلق بعمل فني مخصص، فارجع إلى إصدار العمل الفني المعتمد أو اسم الملف.
شاهد دليل التغليف المخصص لسير عمل الموافقة المسبقة للطباعة.
6. فصل الشحن عن قيمة المنتج عندما لا يكون الشحن نهائيًا
لا تدع رقم الشحن المقدر يصبح وعدًا ثابتًا عرضيًا. إذا لم يتم تأكيد الشحن، يمكن لـ PI أن يذكر أن الشحن مقتبس بشكل منفصل.
قبل الانتهاء من عرض أسعار الشحن، قد يحتاج المورد إلى:
- الكمية النهائية
- التغليف النهائي
- قطعة بالكرتونة
- أبعاد الكرتونة
- الوزن الإجمالي
- بلد الوجهة والرمز البريدي
- طريقة النقل المفضلة: جوي أو بحري أو سريع
لهذا تفصل RUIWO Toys تكلفة الشحن عن عرض سعر المنتجات على الموقع.
7. قم بتأكيد مصطلح التجارة والمكان المسمى
توزع EXW وFOB وCIF وDDP المسؤوليات بطرق مختلفة. يجب أن تحدد الفاتورة الأولية شرط التسليم المطبق فعلاً والمكان أو الميناء المسمى عند الحاجة.
لا تفترض أن "الشحن مشمول" يعني أن الرسوم والضرائب والتخليص الجمركي والتسليم النهائي كلها مشمولة. اسأل عما يغطيه النطاق المقتبس.
يشرح دليل EXW وFOB وCIF وDDP الفروق التي تهم المشتري.
8. راجع شروط الدفع بعناية
يجب أن يذكر PI:
- مبلغ الإيداع أو النسبة
- المبلغ المتبقي أو الشرط الذي يستوجب دفعه
- طريقة الدفع
- العملة
- تفاصيل البنك/PayPal من خلال قناة آمنة
- أي ائتمان أو خصم لرسوم العينة متفق عليه
إذا تغيرت تفاصيل البنك بشكل غير متوقع، فتحقق من التغيير من خلال جهة اتصال معروفة قبل إرسال الأموال.
9. اربط الدفع والاعتماد بشروط بدء الأعمال والمواعيد
سجل الشروط المتفق عليها لهذا الطلب. قد يبدأ عمل مختلف عند الدفع أو اعتماد التصميم؛ ولا ينبغي أن يعني أي منهما ضمناً السماح بجميع المراحل.
| الشرط | الحالة الحالية والمرجع | من يؤكد ذلك | العمل المسموح ببدئه أو المدة التي يبدأ احتسابها |
|---|---|---|---|
| الإيداع أو شرط الدفع المتفق عليه | سجل الاستلام أو الحالة المعلقة ومراجعة PI | مسؤول الشؤون المالية لدى المورد والمشتري | العمل مرتبط صراحة بذلك الدفع في عرض الأسعار |
| عينة المنتج ومواصفاته | هوية العينة المعتمدة ومراجعة المواصفات أو الأسئلة المفتوحة | الشخص المحدد لاعتماد المنتج | قبول نسخة هذا المنتج |
| أعمال فنية للتغليف وعينة معبأة | الملف ومرجع التغليف المعتمدان، أو التعديل الذي لا يزال مطلوباً | الأشخاص المحددون لاعتماد التصميم والتغليف | أعمال الطباعة أو التغليف المشمولة بتلك الموافقة |
| السماح ببدء الإنتاج الكمي | سجل عند استيفاء كل المتطلبات المتفق عليها | المشتري المخول ومسؤول جدولة الإنتاج لدى المورد | فترة الإنتاج المذكورة وتاريخ بدايتها ونطاقها المحدد |
مثال توضيحي: تم استلام الوديعة وتمت الموافقة على عينة اللعبة، لكن العمل الفني للبطاقة ذات العلامة التجارية لا يزال معلقًا. قم بتسجيل تلك الحالات كثلاث حالات مختلفة. اسأل عن العمل الذي يمكن أن يستمر وأي تاريخ يجب أن ينتقل؛ لا تضع علامة على الطلب الكامل جاهزًا للإنتاج لمجرد إتمام عملية الدفع.
اجعل التطوير والإنتاج بالجملة والفحص والإرسال والوصول منفصلين في الجدول الزمني. يحتاج ملف المواصفات أو العمل الفني الذي تمت مراجعته إلى مراجعة موثقة للتواريخ التي يؤثر فيها.
10. قم بتضمين مسؤوليات الامتثال/الوثيقة عند الاقتضاء
بالنسبة للأسواق المنظمة، قم بتسجيل أي تقارير أو شهادات أو ملصقات أو طلبات مستندات خاصة بالمنتج والتي تعد جزءًا من الطلب.
لا تكتب "جميع الشهادات متضمنة" إلا إذا كان النطاق محددًا. قم بمطابقة المستندات مع SKU وسوق الوجهة.
استخدم دليل التحقق من تقرير اختبار اللعبة و قائمة مراجعة وثائق الامتثال لهذه المراجعة.
11. حافظ على توافق PI مع العينة المعتمدة
ينبغي أن تتوافق الفاتورة الأولية مع بقية مستندات الطلب:
- صور العينات
- SKU/ورقة المواصفات
- أعمال فنية للتغليف
- عرض الأسعار
- ملف الإمتثال
- تعليمات التعبئة النهائية
إذا تغير المنتج بعد إصدار الفاتورة الأولية، أنشئ إصداراً جديداً أو تعديلاً مكتوباً.
الاعتماد النهائي للفاتورة الأولية قبل الدفع
- تأكد من أن مراجعة PI المحددة تطابق المنتج المعتمد ووحدة الكمية والإجماليات المعاد حسابها.
- سجل قبول العبوة ونطاق التسليم وشروط الدفع ومسؤوليات المستندات المعمول بها.
- سرد كل موافقة مفتوحة مع صاحبها وتأثيرها على الدفع أو إطلاق الإنتاج.
- احفظ الـPI المعتمد والمراجع الداعمة معًا؛ التحقق من تفاصيل الدفع المتغيرة من خلال جهة اتصال معروفة.
تستخدم RUIWO Toys عروض الأسعار المكتوبة واعتماد PI لفصل سعر المنتجات والتغليف ونطاق الشحن. يستطيع المشترون أولاً الحصول على عرض سعر مرجعي فوري من الموقع ومن ثم التواصل مع فريق المبيعات للحصول على العرض التجاري النهائي.
يمكن للمستوردين الكولومبيين استخدام دليلنا الإسباني لـ إعداد أوصاف الفاتورة والوثائق لمراجعتها لدى وكالة التخليص الجمركي قبل طلب الإرسال.